Connaissez-vous Calendly ? C’est un logiciel qui permet de planifier ses réunions professionnelles en toute efficacité. Le système permet la gestion de son emploi du temps avec les autres acteurs internes de l’entreprise, ainsi que les clients et partenaires de services. Simple et facile à utiliser, le logiciel de planification de rendez-vous est un allié idéal pour gagner de la productivité au quotidien. Comment utiliser calendly ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur cet outil.
Calendly, un planificateur de rendez-vous
Calendly est un logiciel de gestion, permettant d’organiser ses rendez-vous professionnels, ses meetings ainsi que d’autres évènements liés à l’entreprise. Avec une interface intuitive, les démarches de planification et les échanges sont réduits de manières considérables.
Les fonctionnalités de l’outil sont adaptées à toutes formes de structures, que ce soit pour un travailleur indépendant, pour une entreprise, une association ou un établissement public.
Le principe de fonctionnement de calendly repose sur des process automatisés, avec un système de paramétrage de haut niveau. Chaque évènement peut être coordonné, avec une durée, le nombre de participants conviés et une replanification en cas d’indisponibilité.
La planification de tout type de réunions est possible avec cet outil moderne :
- Meeting privé, avec créneaux individuels ;
- Round Robin, tenant compte de la disponibilité de chaque collaborateur ;
- Réunion collective ou séminaires en ligne.
Les fonctionnalités de calendly
Aujourd’hui, calendly compte plus de 10 millions d’utilisateurs à travers le monde. L’outil de gestion de rendez-vous est utile dans divers domaines d’activités : la vente, les recrutements, le service client, l’éducation, etc. Ses principales fonctionnalités :
Les outils de planification
Une fonctionnalité qui assure l’organisation automatisée des réunions avec plusieurs autres acteurs de l’entreprise. A travers le formulaire de routage, l’organisateur de réunions est en mesure de trier et qualifier les acteurs avant de les permettre de prendre un rendez-vous.
Grâce au workflows, l’automatisation des réunions, avant et après, est simplifiée. Il est possible de demander aux participants leur disponibilité pour le choix de la date idéale.
La synchronisation
Calendly est compatible et synchronisable avec d’autres outils. Le logiciel de gestion peut être utilisé à partir d’un navigateur sans avoir à changer d’onglet. Une version mobile est disponible pour organiser des réunions, peu importe l’endroit où vous vous trouvez.
Activez les notifications même pendant vos voyages d’affaires pour rester à l’affut de toutes les actus en termes de meetings et de rendez-vous.
La gestion administrative
Les outils de gestion disposent de fonctionnalités avancées leur permettant de gérer plus simplement les démarches de planification sur un logiciel centralisé. Toutes les données de l’entreprise seront protégées, suivant ses exigences de conformité.
Comment se connecter à Calendly ?
La connexion à l’outil calendly n’est pas bien compliqué. Le logiciel est accessible à partir d’une plateforme web, un appareil mobile ou un service cloud. Il dispose d’une excellente compatibilité avec d’autres services :
- Le service Office 365 ;
- Les applications de Google ;
- Outlook ou Salesforce.
Les solutions d’intégration disponibles peuvent aussi bien se faire à partir d’autres systèmes comme Zapier, Stripe ou encore GoToMeeting.
Comment utiliser Calendly ?
Pour savoir utiliser l’outil de gestion calendly, voici un petit guide rapide à absolument connaitre :
Avoir calendly en français
Calendly se décline en plusieurs langues : espagnol, anglais, allemand et français. Si votre solution web est en anglais, il est possible de changer les paramètres de la langue en français en se rendant directement sur le site du développeur.
Une fois sur le site, cliquer sur « Commencer » sur la partie droite en haut de l’écran, créer un compte puis changer de langue.
Comment connecter son calendrier avec l’e-mail Google ?
Si lors de l’inscription sur calendly, une adresse mail Google a été utilisée, les deux comptes se synchronisent directement. Pour ce faire, il faudra se rendre dans le menu « Connexion calendrier », puis personnaliser la configuration.
Dans le cas où le compte comporte de nombreux calendriers, il est possible de faire un choix manuel entre les calendriers disponibles.
Comment désactiver les appels vidéo automatiques ?
Les liens d’appel vidéo sont rajoutés de manière automatique par Google aux évènements du calendrier. Allez dans le menu « Paramètres des évènements » pour la désactivation de cette fonctionnalité.
Calendly est-il gratuit ?
L’outil calendly est disponible en version gratuite. La version gratuite est composée de toutes les fonctionnalités de base, incluant l’organisation d’évènements, la personnalisation de chaque lien de réservation, la réception de notifications.
Pour ceux qui ont besoin de fonctions supplémentaires, des versions payantes sont proposées par les développeurs :
- La formule « Essentials » à 8 dollars ;
- La formule « Professional » à 12 dollars ;
- Et la formule « Entreprise » avec un tarif à la demande après un premier contact.
